Sygnatura to termin, który często pojawia się w kontekście spraw sądowych i archiwizacji dokumentacji, lecz dla wielu osób pozostaje pojęciem nie do końca zrozumiałym. Tymczasem ma ona ogromne znaczenie zarówno w pracy sądów, jak i w obiegu dokumentów administracyjnych. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wyjaśnienie, czym jest sygnatura, jakie są jej rodzaje i jakie pełni funkcje.
Co to jest sygnatura akt?
Sygnatura akt jest unikalnym identyfikatorem przypisanym konkretnej sprawie sądowej lub jednostce archiwalnej. Jej głównym celem jest umożliwienie szybkiej identyfikacji oraz odszukania sprawy w systemach sądowych, administracyjnych lub archiwalnych. Sygnatura to nie tylko numer – zawiera ona również informacje o rodzaju sprawy, wydziale sądu, kolejności jej wpisu oraz roku założenia akt.
W przypadku spraw sądowych system nadawania sygnatur regulowany jest rozporządzeniami Ministra Sprawiedliwości, a w przypadku dokumentacji archiwalnej – przez przepisy kancelaryjno-archiwalne. W zależności od instytucji, rodzajów spraw i dokumentów, sygnatura może przybierać różne formy, ale zawsze pełni tę samą funkcję: porządkowanie i ewidencjonowanie spraw.
Warto zaznaczyć, że sygnatura akt jest niepowtarzalna tylko w obrębie danego sądu lub instytucji i w określonym przedziale czasowym, zazwyczaj 100 lat. To oznacza, że dla pełnej identyfikacji sprawy konieczne jest także wskazanie sądu lub jednostki, która ją prowadzi.
Sygnatura akt to swoisty „adres” sprawy, który umożliwia jej szybkie odnalezienie w gąszczu tysięcy innych dokumentów i postępowań.
Jak wygląda sygnatura sprawy sądowej?
Sygnatura sprawy sądowej składa się z kilku elementów, które razem tworzą logiczny system oznaczania. Dzięki temu odczytując sygnaturę, można dowiedzieć się m.in. o rodzaju sprawy, sądzie, który ją prowadzi, oraz czasie jej wszczęcia. W Polsce obowiązuje jednolity system oznaczania spraw, który został określony w przepisach wykonawczych Ministra Sprawiedliwości.
Elementy sygnatury
Sygnatura sprawy sądowej zawiera zwykle następujące komponenty:
- cyfra rzymska – oznacza wydział sądu, który prowadzi sprawę,
- oznaczenie literowe repertorium – np. „C” dla spraw cywilnych, „K” dla karnych, „Ns” dla nieprocesowych,
- numer porządkowy sprawy – kolejne oznaczenie sprawy w danym repertorium i roku,
- rok – ostatnie dwie cyfry roku, w którym sprawa została zarejestrowana.
Przykład: I C 123/26 oznacza sprawę cywilną, zarejestrowaną w I Wydziale w roku 2026 jako 123. sprawę tego typu w tym roku.
Znaczenie repertoriów
Repertoria to urządzenia ewidencyjne, w których rejestrowane są sprawy. Każde z nich ma swoje oznaczenie literowe, które pojawia się w sygnaturze:
- „C” – sprawy cywilne w trybie procesowym,
- „Nc” – postępowania nakazowe lub upominawcze,
- „K” – sprawy karne,
- „Ns” – postępowania nieprocesowe,
- „Co” – inne sprawy cywilne, np. o nadanie klauzuli wykonalności.
Dzięki repertoriom możliwe jest szybkie odnalezienie akt sprawy, a także kontrolowanie ich przebiegu procesowego.
Sygnatura w różnych sądach
Każdy typ sądu – powszechny, administracyjny, wojskowy czy Sąd Najwyższy – stosuje własne zasady konstruowania sygnatur, chociaż opierają się one na podobnych zasadach. Przykładowo, w sądach administracyjnych sygnatura może wyglądać tak: II SAB/Bk 11/26, gdzie SAB oznacza skargę na bezczynność organu administracji.
Jak czytać sygnaturę akt?
Odczytanie sygnatury wymaga znajomości jej struktury. Przykład: VII K 362/26. Rozkładając to oznaczenie na części:
- „VII” – to 7. Wydział Sądu,
- „K” – oznacza sprawę karną,
- „362” – to kolejny numer sprawy,
- „26” – rok założenia sprawy, czyli 2026.
Dodatkowe oznaczenia, jak „WP”, mogą odnosić się do postępowania wykonawczego lub wznowienia postępowania. W takich przypadkach potrzebne jest sprawdzenie w dokumentacji, co dokładnie oznacza dana sygnatura.
Co oznacza sygnatura archiwalna?
W archiwizacji dokumentów również stosuje się sygnatury, które jednak różnią się od sądowych. Sygnatura archiwalna to identyfikator nadany jednostce archiwalnej, czyli np. teczce, mapie, filmowi lub innemu dokumentowi przechowywanemu w archiwum zakładowym.
Sygnatura archiwalna składa się zazwyczaj z dwóch elementów:
- numeru spisu zdawczo-odbiorczego,
- liczby porządkowej w tym spisie.
Dzięki temu systemowi dokumenty można łatwo odnaleźć nawet po wielu latach od ich wytworzenia. Sygnatura archiwalna pełni zatem funkcję podobną do numeru katalogowego w bibliotece.
Rola sygnatury w archiwizacji
Każdy dokument w archiwum posiada oznaczenie swojej kategorii archiwalnej, np. B10, BE50, A. W połączeniu z sygnaturą archiwalną stanowi to jednoznaczne oznaczenie, pod którym dokument jest przechowywany. Oznaczenia te są regulowane przez jednolity rzeczowy wykaz akt, który obowiązuje w danej instytucji.
Jakie są symbole i oznaczenia w sygnaturach?
W sygnaturach sądowych i archiwalnych występują różne litery i cyfry, które mają precyzyjne znaczenie. Ich znajomość pozwala na szybkie zidentyfikowanie rodzaju i charakteru sprawy lub dokumentu.
Litery oznaczające typ postępowania
W polskim sądownictwie oznaczenia literowe w sygnaturach wskazują na rodzaj sprawy:
- C – cywilne,
- K – karne,
- N – rodzinne,
- S – gospodarcze,
- W – pracy,
- Adm – administracyjne,
- Pr – przeciwdziałanie przemocy w rodzinie.
Dodatkowo można spotkać oznaczenia takie jak „I”, „N”, „P”, „S”, które określają tryb postępowania, np. uproszczony, nakazowy, pojednawczy.
Symbole archiwalne
W przypadku dokumentacji archiwalnej, symbole literowe i cyfrowe wskazują na czas przechowywania i rodzaj dokumentu:
- A – dokumenty o trwałej wartości historycznej,
- B – dokumenty przechowywane czasowo (np. B5, B10, B25),
- BE – dokumenty wymagające ekspertyzy po upływie okresu przechowywania (np. BE50),
- Bc – dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu, możliwe do brakowania po wykorzystaniu.
Oznaczenia te są niezbędne do prawidłowego zarządzania dokumentacją i stanowią podstawę do jej przechowywania lub zniszczenia.
Jak sprawdzić sygnaturę swojej sprawy?
Informację o sygnaturze swojej sprawy można uzyskać na kilka sposobów. Najczęściej znajduje się ona na korespondencji z sądu, np. wezwaniach, postanowieniach czy wyrokach. Można ją także uzyskać telefonicznie lub osobiście w sekretariacie sądu.
W 2026 roku coraz więcej sądów umożliwia dostęp do sprawy online za pośrednictwem portalu informacyjnego sądów powszechnych. Wystarczy zarejestrować konto i zalogować się, aby uzyskać dostęp do sygnatury i akt sprawy.
Dlaczego sygnatura jest tak istotna?
Sygnatura pełni wiele funkcji, które wpływają na sprawność działania instytucji sądowych i administracyjnych:
- umożliwia szybkie odnalezienie akt sprawy,
- zapewnia uporządkowanie dokumentów w archiwach,
- jest podstawą ewidencji i statystyki sądowej,
- umożliwia kontrolowanie przebiegu postępowań,
- ułatwia komunikację między stronami postępowania a sądem.
Bez sygnatury niemożliwe byłoby sprawne zarządzanie dokumentacją oraz zachowanie porządku w setkach tysięcy spraw prowadzonych każdego roku.
Co warto zapamietać?:
- Sygnatura akt to unikalny identyfikator przypisany konkretnej sprawie sądowej lub jednostce archiwalnej, umożliwiający szybką identyfikację i odszukiwanie dokumentów.
- Sygnatura sprawy sądowej składa się z cyfry rzymskiej (wydział sądu), oznaczenia literowego repertorium (typ sprawy), numeru porządkowego oraz roku rejestracji.
- W polskim sądownictwie stosowane są oznaczenia literowe, takie jak C (cywilne), K (karne), N (rodzinne), które wskazują na rodzaj sprawy.
- Sygnatura archiwalna składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz liczby porządkowej, co ułatwia odnalezienie dokumentów w archiwum.
- Sygnatura jest kluczowa dla sprawności działania instytucji sądowych, umożliwiając szybkie odnalezienie akt, uporządkowanie dokumentów oraz kontrolowanie przebiegu postępowań.
