Nota korygująca – kiedy można ją wystawić?

Od 1 lutego 2026 roku noty korygującej nie można już wystawić. Każdy błąd na fakturze, także pomyłkę w nazwie, adresie lub numerze NIP, poprawia sprzedawca za pomocą faktury korygującej. Sprawdź, jak postąpić w konkretnej sytuacji i jakie dane powinien zawierać dokument korekty.

Co zmieniło się w sprawie not korygujących?

Do 31 stycznia 2026 roku nabywca mógł wystawić notę korygującą do faktury zawierającej błędy formalne. Podstawę prawną stanowił art. 106k ustawy o VAT.

Po uchyleniu tego przepisu nota korygująca została wycofana z obrotu prawnego. Zmiana dotyczy zarówno faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur, jak i dokumentów sporządzonych poza KSeF.

Od 1 lutego 2026 roku nabywca nie wystawia noty korygującej. W razie pomyłki powinien powiadomić sprzedawcę i poprosić o fakturę korygującą.

Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?

Po wykryciu niezgodności nie należy samodzielnie poprawiać otrzymanego dokumentu ani tworzyć noty korygującej. Trzeba skontaktować się ze sprzedawcą i wskazać dane wymagające zmiany.

W zależności od rodzaju pomyłki sprzedawca wystawia fakturę korygującą dane formalne albo fakturę korygującą pozycje dokumentu. Otrzymaną korektę należy zachować razem z fakturą pierwotną.

Postępowanie po zauważeniu błędu obejmuje następujące czynności:

1. sprawdzenie, które informacje na fakturze są nieprawidłowe,
2. przekazanie sprzedawcy dokładnego opisu pomyłki,
3. oczekiwanie na wystawienie faktury korygującej,
4. dołączenie korekty do dokumentu pierwotnego,
5. zaksięgowanie korekty zgodnie z jej treścią i przyczyną.

Jakie błędy poprawia faktura korygująca?

Faktura korygująca jest obecnie właściwym dokumentem do naprawiania wszystkich pomyłek na fakturze. Sprzedawca może poprawić nią zarówno dane opisowe, jak i wartości wpływające na rozliczenia podatkowe.

Dane formalne

Faktura korygująca może zmieniać między innymi nazwę firmy, adres, numer NIP, datę wystawienia, datę sprzedaży, termin płatności, numer faktury oraz opis towaru lub usługi.

Dotyczy to także błędnego numeru rejestracyjnego pojazdu przy zakupie paliwa oraz nieprawidłowych oznaczeń wymaganych na fakturze, na przykład informacji o mechanizmie podzielonej płatności.

Pozycje i wartości

Korekta wystawiana przez sprzedawcę jest konieczna, gdy pomyłka dotyczy elementów liczbowych lub warunków transakcji. Należą do nich:

• ilość lub jednostka miary towaru,
• zakres wykonanej usługi,
• cena jednostkowa netto,
• stawka i kwota podatku VAT,
• wartość sprzedaży netto i brutto,
• rabat, opust lub obniżka ceny,
• zwrot towaru, opakowania albo zapłaty.

Kto wystawia fakturę korygującą?

Fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca, czyli podmiot, który sporządził fakturę pierwotną. Nabywca może zgłosić błąd, ale nie ma uprawnienia do samodzielnego wystawienia dokumentu korekty.

Jeżeli faktura wskazuje całkowicie innego nabywcę, nie można zmienić danych podmiotu zwykłą korektą formalną. Sprzedawca powinien ustalić właściwy sposób naprawienia dokumentacji, często przez wyzerowanie błędnej faktury i wystawienie nowej na prawidłowe dane.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Zakres danych zależy od rodzaju korekty. Dokument powinien jednoznacznie wskazywać fakturę pierwotną oraz prezentować prawidłowe informacje lub wartości po zmianie.

Na fakturze korygującej należy zamieścić w szczególności:

• datę wystawienia i kolejny numer korekty,
• dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami oraz numerami identyfikacyjnymi,
• numer i datę faktury pierwotnej,
• nazwę korygowanego towaru lub usługi,
• prawidłową treść zmienianych pozycji,
• kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku, jeśli zmiana wpływa na rozliczenie VAT,
• przyczynę wystawienia korekty, jeśli sprzedawca uzna jej podanie za potrzebne.

W przypadku faktury ustrukturyzowanej korekta powinna zostać wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej. Powinna również zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną w KSeF.

Jak wygląda korekta faktury w KSeF?

KSeF nie przewiduje dokumentu noty korygującej. Korekta faktury ustrukturyzowanej odbywa się przez wystawienie przez sprzedawcę ustrukturyzowanej faktury korygującej.

Jeżeli błąd dotyczy faktury otrzymanej za pośrednictwem KSeF, nabywca powinien przekazać sprzedawcy informację o niezgodności. Nie może edytować faktury znajdującej się w systemie ani dodać do niej noty korygującej.

Jak zaksięgować fakturę korygującą?

Sposób ujęcia korekty zależy od jej rodzaju oraz przyczyny. Korekta danych formalnych zwykle nie zmienia wartości zapisów księgowych, natomiast korekta ceny, ilości albo podatku może wpływać na ewidencje po obu stronach transakcji.

Przed zaksięgowaniem należy sprawdzić:

• czy korekta odnosi się do właściwej faktury pierwotnej,
• czy wskazano przyczynę i zakres zmiany,
• czy zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota VAT,
• czy korekta zwiększa, czy zmniejsza wartości z pierwotnego dokumentu,
• czy dokument został ujęty w okresie właściwym dla danego rodzaju korekty.

Przy korekcie zmniejszającej podstawę opodatkowania mogą być potrzebne dowody potwierdzające uzgodnienie nowych warunków transakcji. Taką dokumentację mogą stanowić aneksy, korespondencja handlowa, porozumienia oraz potwierdzenia zwrotu lub zapłaty.

Nota korygująca a faktura korygująca – najważniejsze różnice

Nota korygująca była dokumentem wystawianym przez nabywcę i dotyczyła wyłącznie wybranych błędów formalnych. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, a jej zastosowanie obejmuje każdy rodzaj pomyłki dopuszczony przepisami o VAT.

Czy istnieje termin na wystawienie faktury korygującej?

Przepisy nie ustanawiają jednego, uniwersalnego terminu na każdą korektę. Dokument powinien jednak zostać wystawiony bez zbędnej zwłoki po wykryciu błędu lub po wystąpieniu zdarzenia uzasadniającego zmianę, takiego jak zwrot towaru albo udzielenie rabatu.

Zwlekanie z korektą może utrudnić prawidłowe rozliczenie VAT, uzgodnienie sald z kontrahentem oraz przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli. Dlatego po zauważeniu pomyłki najlepiej niezwłocznie przekazać sprzedawcy jej dokładny opis.

Co zrobić z wcześniej wystawioną notą?

Jeżeli nota korygująca została sporządzona przed 1 lutego 2026 roku, warto zachować ją wraz z potwierdzeniem akceptacji sprzedawcy i fakturą pierwotną. W przypadku dokumentu przygotowanego po tej dacie należy skontaktować się ze sprzedawcą i uzyskać fakturę korygującą.

W razie wątpliwości dotyczących okresu rozliczeniowego, faktury ustrukturyzowanej lub zmiany danych nabywcy warto skonsultować dokument z księgowym. Znaczenie ma nie tylko rodzaj błędu, lecz także moment jego powstania i wpływ korekty na rozliczenie podatku.