Jak komunikować się z kupującymi na Allegro?
Od marca 2026 roku Allegro ogranicza automatyczne wiadomości wysyłane przez sprzedawców po zakupie. Nie wolno powielać powiadomień o wpłacie, realizacji zamówienia, wysyłce ani dokumentach sprzedaży. Faktury i paragony trzeba udostępniać przez Sales Center lub API Allegro, a indywidualne odpowiadanie kupującym nadal pozostaje dozwolone.
Dlaczego Allegro zmienia zasady komunikacji?
Zmiana ma ograniczyć liczbę podobnych wiadomości, które kupujący otrzymuje jednocześnie od sprzedawcy i od Allegro. Najważniejsze informacje o zamówieniu mają być przekazywane w spójny sposób, w aplikacji, na platformie oraz w powiadomieniach wysyłanych przez Allegro.
Standaryzacja ma też znaczenie dla bezpieczeństwa. Mniejsza liczba wiadomości zawierających linki i załączniki ogranicza ryzyko pomylenia prawdziwego komunikatu z próbą phishingu. Dla sprzedawcy oznacza to konieczność przejrzenia autoresponderów, integracji i reguł wysyłki jeszcze przed wdrożeniem zmian.
Co wolno, a czego nie wolno wysyłać?
Najważniejsze rozróżnienie dotyczy inicjowania kontaktu przez sprzedawcę. Automatyczne powiadomienia dublujące funkcje Allegro są blokowane, ale odpowiedź na pytanie kupującego nadal jest dozwolona.
| Typ wiadomości | Status | Uwagi |
|---|---|---|
| Potwierdzenie wpłaty | Zabronione | Informację przekazuje Allegro. |
| Status realizacji lub wysyłki | Zabronione | Dotyczy informacji dostępnych w systemie, w tym statusów zintegrowanych przewoźników. |
| Faktura, e-paragon lub paragon w pliku | Zabronione jako załącznik lub link w wiadomości | Dokument dodaj do zamówienia przez Sales Center albo API. |
| Prośba o ocenę produktu, sprzedawcy lub transakcji | Zabronione | Allegro obsługuje własne powiadomienia dotyczące ocen. |
| Odpowiedź na pytanie kupującego | Dozwolone | Możesz wyjaśnić szczegóły produktu, zamówienia lub realizacji. |
| Informacja o rzeczywistym opóźnieniu | Dozwolone | Wyjaśnij przyczynę i podaj nowy termin, jeśli jest znany. |
W praktyce nie należy wysyłać także automatycznego „dziękujemy za zakup”, jeśli powiela ono potwierdzenie zamówienia wysyłane przez Allegro. Nie oznacza to zakazu indywidualnej korespondencji. Jeśli kupujący poprosi o fakturę albo wyjaśnienie statusu, możesz mu odpowiedzieć w Centrum Wiadomości.
Jak dodawać faktury i paragony przez Sales Center lub API?
Dokument sprzedaży nie powinien być wysyłany jako standardowy załącznik w wiadomości e-mail. Dodaj go do konkretnego zamówienia, aby kupujący znalazł go w swoim koncie, a Allegro mogło wysłać własne powiadomienie.
W Sales Center wykonaj następujące czynności:
- Zaloguj się do Sales Center i otwórz zakładkę Zamówienia.
- Wybierz zamówienie, którego dotyczy faktura lub paragon.
- Użyj opcji Dodaj dowód zakupu.
- Dodaj dokument PDF albo link do e-paragonu, zgodnie z dostępną funkcją.
- Sprawdź, czy dokument został przypisany do właściwego zamówienia.
Po dodaniu dokumentu Allegro samo informuje kupującego. Dokument może być dostępny w zakładce dotyczącej zakupów, bez potrzeby wysyłania osobnego e-maila przez sprzedawcę.
Sklepy korzystające z własnych systemów mogą wykorzystać API Allegro do dodawania faktur i innych dokumentów. Trzeba wtedy dostosować integrację do dedykowanych zasobów Allegro, zamiast generować wiadomość z załącznikiem. Jeśli nie używasz automatycznej komunikacji, nie musisz wdrażać API tylko z powodu tych zmian.
Jak komunikować się indywidualnie?
Sprzedawca nadal może odpowiadać na pytania kupujących i prowadzić korespondencję dotyczącą realizacji zamówienia. Ograniczenia obejmują przede wszystkim automatyczne, powtarzalne komunikaty, a nie kontakt potrzebny do rozwiązania konkretnej sprawy.
W codziennej obsłudze pomagają następujące zasady:
- Odpowiadaj na konkretną potrzebę – podaj informację o produkcie, zamówieniu, płatności lub dostawie, o którą pyta kupujący.
- Informuj o opóźnieniu – wyjaśnij przyczynę i wskaż przewidywany termin doręczenia, jeśli wysyłka nie odbędzie się zgodnie z planem.
- Ogranicz liczbę wiadomości – jeśli musisz przekazać kilka informacji po zakupie, połącz je w jeden komunikat, o ile nie dublują powiadomień Allegro.
- Ustaw użyteczny autoresponder – poinformuj na przykład o godzinach obsługi i czasie odpowiedzi, zamiast wysyłać samo potwierdzenie otrzymania wiadomości.
- Korzystaj z Centrum Wiadomości – tam odpowiadaj na pytania i prowadź sprawy wymagające indywidualnego kontaktu.
Autoresponder typu „otrzymaliśmy wiadomość i wkrótce odpowiemy” zwykle nie rozwiązuje problemu kupującego. Więcej sensu ma komunikat wskazujący godziny pracy, przewidywany czas odpowiedzi albo instrukcję postępowania w pilnej sprawie.
Co grozi za niedostosowanie procesów?
Allegro może informować sprzedawcę o zatrzymanych wiadomościach, które powielają komunikaty systemowe. Zgodnie z zapowiedziami od pierwszego kwartału 2026 roku niedozwolone e-maile i wiadomości mogą być blokowane. Nieprzestrzeganie zasad może też wpłynąć na jakość sprzedaży lub skutkować sankcjami na koncie.
Najbezpieczniej przed terminem wdrożenia wyłączyć automatyczne potwierdzenia wpłat, statusów, wysyłki, ocen i dokumentów. Faktury oraz paragony przenieś do Sales Center lub API, a Centrum Wiadomości pozostaw do obsługi spraw, które wymagają odpowiedzi człowieka. Taki podział pozwala zachować personalny kontakt bez dublowania informacji wysyłanych przez Allegro.
