Jak obniżyć koszty wysyłki w sklepie internetowym?

Wysokie koszty wysyłki wynikają nie tylko z cennika kuriera. Składają się na nie także opakowania, czas pracy, błędy adresowe, zwroty i dopłaty za gabaryty. Najszybsze oszczędności zwykle przynosi połączenie brokera kurierskiego, lepszego dopasowania paczek do produktów oraz automatyzacji nadawania.

Od czego zacząć analizę kosztów wysyłki?

Zanim zmienisz przewoźnika albo zaczniesz negocjować stawki, policz pełny koszt przygotowania jednej paczki. Sama kwota z faktury nie pokazuje, ile sklep rzeczywiście wydaje na logistykę. Do transportu trzeba doliczyć materiały, pracę magazynu, obsługę błędów i koszty zwrotów.

Wysokie opłaty za dostawę mogą też zwiększać liczbę porzuconych koszyków. Dlatego analiza powinna obejmować zarówno koszt po stronie sklepu, jak i cenę widoczną dla kupującego.

Sprawdź w fakturach, systemie sprzedażowym i procesie magazynowym następujące elementy:

• Transport – podstawowa stawka, dopłaty paliwowe, opłaty za pobranie, przesyłki niestandardowe i ewentualne usługi dodatkowe.
• Opakowania – kartony, foliopaki, koperty, taśma, wypełniacze oraz etykiety.
• Czas pracy – kompletowanie zamówienia, pakowanie, drukowanie dokumentów i przekazywanie paczek przewoźnikowi.
• Błędy i zwroty – pomylone produkty, literówki w adresach, ponowne nadania, reklamacje i kontakt z klientem.
• Parametry przesyłek – masa, wymiary, udział paczek niestandardowych oraz liczba przesyłek w poszczególnych przedziałach gabarytowych.

Przydatne będą także trzy wskaźniki: średni koszt nadania paczki, średni czas przygotowania zamówienia oraz odsetek przesyłek wymagających korekty lub ponownego nadania. Dopiero taki audyt pokazuje, czy największym problemem jest cena przewozu, pakowanie, czy praca wykonywana ręcznie.

Broker kurierski czy umowa bezpośrednia?

Broker kurierski zestawia oferty wielu przewoźników w jednym miejscu. Dzięki skali zakupów może udostępniać stawki wynegocjowane dla większej grupy klientów, bez konieczności samodzielnego podpisywania kilku umów. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne w małym i średnim sklepie, który nie ma jeszcze stałego, wysokiego wolumenu paczek.

Umowa bezpośrednia może stać się korzystniejsza przy dużej i regularnej liczbie wysyłek. Sklep zyskuje wtedy możliwość negocjowania indywidualnych warunków, kontakt z dedykowanym opiekunem i większy wpływ na obsługę. Trzeba jednak uwzględnić czas wdrożenia oraz mniejszą elastyczność, gdy cały proces opiera się na jednym przewoźniku.

Na początku działalności broker często pozwala szybciej obniżyć koszt jednostkowy i sprawdzić, które formy dostawy wybierają klienci. Gdy sklep skaluje się do bardzo dużej liczby paczek miesięcznie, warto porównać jego warunki z ofertą bezpośrednią. Nie trzeba jednak wybierać wyłącznie jednego modelu. Możliwe jest utrzymanie brokera dla części przesyłek i osobnej umowy tam, gdzie daje ona wyraźną przewagę.

Jak obniżyć koszt pakowania i uniknąć dopłat?

Najczęstszy ukryty koszt powstaje wtedy, gdy produkt trafia do zbyt dużego kartonu. Przewoźnik może rozliczać paczkę według wagi gabarytowej, czyli wartości wyliczonej na podstawie jej wymiarów. W takiej sytuacji paczka waży fizycznie niewiele, ale zajmuje dużo miejsca w transporcie, więc cena wynika z gabarytu.

Duży karton z dużą ilością wypełniacza oznacza nie tylko wyższy koszt materiałów. Sklep może też płacić za przewożenie wolnej przestrzeni.

Nie należy jednak zmniejszać opakowania kosztem bezpieczeństwa produktu. Uszkodzenie przesyłki może wygenerować większy wydatek niż oszczędność na kartonie. Dobór rozmiaru powinien uwzględniać ochronę towaru, wymagania przewoźnika i sposób układania paczek w magazynie.

Najszybsze usprawnienia w pakowaniu obejmują:

• przygotowanie kilku standardowych rozmiarów kartonów dla najczęściej sprzedawanych produktów,
• dopasowanie opakowań do limitów stosowanych przez wybrane automaty paczkowe i punkty odbioru,
• ograniczenie pustej przestrzeni bez rezygnacji z zabezpieczenia towaru,
• ważenie i mierzenie nietypowych paczek przed nadaniem,
• stosowanie drukarki termicznej, która przyspiesza etykietowanie i ogranicza problemy z nieczytelnymi dokumentami.

Dokumentuj wymiary paczek niestandardowych. Zdjęcie przygotowanej przesyłki, instrukcja pakowania i zapis parametrów mogą pomóc wyjaśnić nieuzasadnioną dopłatę. Warto też sprawdzić, czy ponowne wykorzystanie części opakowań jest możliwe bez pogorszenia ochrony produktu.

Automatyzacja ogranicza czas i koszt błędów

Ręczne przepisywanie danych z zamówienia do panelu przewoźnika jest powolne i zwiększa ryzyko literówki. Błędny numer lokalu, kod pocztowy albo nazwisko może zakończyć się opóźnieniem, zwrotem i koniecznością ponownego nadania.

Platforma nadawcza zintegrowana ze sklepem pobiera dane zamówienia, tworzy dokument przewozowy i przekazuje status przesyłki do systemu sprzedażowego. W zależności od konfiguracji narzędzia takie jak Base.com, dawniej BaseLinker, mogą również łączyć kilka kanałów sprzedaży w jednym panelu. Podobną funkcję może pełnić inne oprogramowanie do zarządzania wysyłkami, w tym rozwiązania pozwalające porównywać stawki różnych przewoźników.

Dobra integracja powinna zapewniać:

• import zamówień ze sklepu i marketplace’ów do jednego panelu,
• automatyczne generowanie oraz druk etykiet przewozowych,
• przekazywanie numeru śledzenia do klienta i systemu sprzedażowego,
• obsługę kilku przewoźników i metod dostawy bez ręcznego przepisywania danych,
• kontrolę zamówień, które nie mogą zostać nadane z powodu brakującego adresu lub innego błędu.

Ustal też godzinę graniczną, czyli cut-off. Przykładowo zamówienia opłacone do określonej porze mogą trafić do wysyłki tego samego dnia, a późniejsze – następnego dnia roboczego. Taki podział porządkuje pracę magazynu i ogranicza kosztowne nadania ekspresowe wykonywane w pośpiechu.

Jak ustawić koszt dostawy bez utraty marży?

Darmowa dostawa może zwiększać atrakcyjność oferty, ale nie oznacza, że przewóz nic nie kosztuje. Sklep pokrywa go z własnej marży albo uwzględnia w cenie produktu. Przed uruchomieniem takiej promocji policz średni koszt paczki dla różnych wartości zamówienia, gabarytów i metod doręczenia.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem bywa darmowa dostawa od określonej kwoty. Próg powinien wynikać z marży i typowej wartości koszyka, a nie z przypadkowej liczby. Możesz też zaoferować tańszy odbiór w punkcie lub automacie paczkowym, a droższą dostawę pod adres pozostawić jako osobną opcję.

Klient nie musi widzieć najniższej ceny każdej paczki. Musi natomiast otrzymać jasny wybór, przewidywalny termin i koszt przedstawiony przed płatnością.

Najlepszy efekt daje połączenie kilku działań: najpierw audyt kosztów, potem dopasowanie opakowań, porównanie modelu brokerskiego z umową bezpośrednią i wreszcie automatyzacja nadawania. Dzięki temu obniżasz nie tylko faktury przewoźników, lecz także koszty pracy, pomyłek i zwrotów.