Jak skonfigurować faktury w sklepie internetowym?

Konfiguracja faktur w sklepie internetowym obejmuje dwa etapy: ustawienia danych sprzedawcy i statusu VAT oraz, gdy wymagają tego przepisy, przygotowanie dokumentu do wysyłki do KSeF. Wbudowany moduł może wygenerować fakturę PDF, ale nie łączy się z KSeF automatycznie bez osobnej konfiguracji i pliku XML.

Ustaw dane sprzedawcy i status VAT

Najpierw uzupełnij dane firmy w ustawieniach sklepu. Będą one pobierane do kolejnych faktur, dlatego każdą zmianę, na przykład adresu lub numeru identyfikacyjnego, wprowadź przed wygenerowaniem dokumentu.

Sprawdź też status płatnika VAT. Jeżeli firma korzysta ze zwolnienia z VAT, system oznaczy pozycje na fakturze stawką „zw”. Status wpływa na sposób prezentowania podatku, dlatego nie należy pozostawiać domyślnej wartości bez weryfikacji.

W zamówieniu powinny znajdować się także poprawne dane nabywcy. Przed wystawieniem dokumentu sprawdź w szczególności:

• Dane sprzedawcy – nazwę firmy, adres oraz numer identyfikacyjny skonfigurowane w ustawieniach sklepu.
• Dane nabywcy – nazwę lub imię i nazwisko, adres oraz NIP, jeśli kupujący występuje jako podatnik.
• Status VAT – informację, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia.
• Dane zamówienia – pozycje, ilości, ceny, stawki VAT oraz sposób i datę płatności.

Jak wygenerować fakturę z zamówienia?

Fakturę wystawisz bezpośrednio w panelu sklepu, w szczegółach wybranego zamówienia. Procedura może wyglądać następująco:

1. Otwórz „Szczegóły zamówienia” i przejdź do zakładki „Faktura”.
2. Sprawdź dane sprzedawcy i nabywcy. Dane nabywcy możesz poprawić w zamówieniu, natomiast dane sprzedawcy zmienisz w ustawieniach sklepu.
3. Kliknij „Generuj fakturę”.
4. Uzupełnij numer faktury oraz datę sprzedaży lub datę wystawienia, zależnie od pól dostępnych w panelu.
5. Otwórz podgląd i zweryfikuj cały dokument przed jego zatwierdzeniem.
6. Wybierz „Otwórz w nowym oknie”, aby wyświetlić dokument, a następnie zapisz fakturę PDF na dysku.

Weryfikacja przed zatwierdzeniem jest konieczna. Sprawdź numer NIP, nazwę kontrahenta, adres, stawki VAT, wartości netto i brutto oraz daty. Jeżeli znajdziesz błąd, popraw dane w zamówieniu i wygeneruj dokument ponownie.

Kiedy fakturę trzeba wysłać do KSeF?

Wygenerowanie PDF w module sklepu nie oznacza jeszcze wysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku obowiązku korzystania z KSeF trzeba przygotować fakturę strukturyzowaną w formacie XML i przekazać ją do systemu. Sprzedaż krajowa obsługiwana przez opisany moduł nie obejmuje automatycznego połączenia z KSeF.

Ogólne rozróżnienie wygląda następująco:

Jeżeli nie masz obowiązku korzystania z KSeF, możesz zakończyć proces po zapisaniu PDF i samodzielnie wysłać plik klientowi. Faktury nie są wysyłane do odbiorcy automatycznie.

Jeżeli KSeF jest wymagany, kolejność działań jest inna:

• Wygeneruj fakturę w sklepie internetowym.
• Przygotuj dla niej plik XML zgodny ze strukturą e-Faktury.
• Zweryfikuj dokument i prześlij XML do KSeF.
• Pobierz potwierdzenie przetworzenia, w tym UPO, jeśli system je udostępni.

Jak skonfigurować wysyłkę i dane dla KSeF?

Wysyłka ręczna i automatyczna

Wysyłka może odbywać się ręcznie albo automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu. Automatyzacja wymaga uprawnień operatora oraz włączenia parametrów związanych z wysyłaniem e-faktur i odbiorem UPO. Bez tych ustawień samo wygenerowanie faktury nie uruchomi połączenia z KSeF.

Przy wysyłce ręcznej wybierasz dokument z listy faktur i uruchamiasz przekazanie do KSeF. Przy większej liczbie dokumentów system może obsługiwać wysyłkę seryjną lub wsadową. W takim przypadku dokumenty są grupowane, ale każda faktura nadal podlega niezależnej weryfikacji.

Przed wysyłką sprawdź następujące elementy:

• Poprawność NIP-u i danych identyfikacyjnych sprzedawcy oraz nabywcy.
• Zgodność stawek VAT, wartości i statusu podatkowego.
• Obecność wymaganych dat, numeru faktury i danych płatności.
• Zgodność struktury XML z wymaganiami KSeF.

Jeżeli system wykryje niezgodność struktury, dokument nie powinien zostać wysłany. Po zatwierdzeniu faktury może już nie być możliwości jej edycji, dlatego błędy trzeba poprawić przed akceptacją. Po prawidłowym przetworzeniu faktury dane KSeF, numer referencyjny lub UPO mogą zostać zapisane przy dokumencie.

Dane dodatkowe, opisy i kaucje

Nie każda informacja wymaga ręcznego uzupełnienia, ale w bardziej złożonych transakcjach mogą być potrzebne pola dodatkowe. W zależności od używanego systemu można przekazać między innymi:

• Podmiot 3 – dane dodatkowego uczestnika transakcji, takiego jak płatnik, faktor lub dodatkowy nabywca.
• Transport i warunki dostawy – informacje o sposobie przewozu, ładunku, umowie lub zamówieniu.
• Okres umowy – daty początku i końca okresu, którego dotyczy faktura, na przykład przy usługach abonamentowych.
• GTU, procedury i dodatkowy opis – dane przypisane do towaru, pozycji albo całego dokumentu.
• Kaucje – wartości powiązane z dokumentami wydania kaucji, uwzględniane w końcowej kwocie „Do zapłaty”.

System może też przekazywać opisy pozycji, dane transportowe lub informacje o dedykowanym rachunku bankowym, jeśli zostały poprawnie skonfigurowane. Te pola są zależne od rodzaju transakcji, dlatego nie należy wypełniać ich przypadkowymi wartościami.

Ważne: faktura wygenerowana w sklepie nie jest automatycznie fakturą przyjętą przez KSeF. O tym decyduje poprawna walidacja pliku XML oraz pozytywne przetworzenie dokumentu w systemie. PDF jest wizualizacją dokumentu, natomiast XML zawiera dane przekazywane do KSeF.

Jak poprawić błąd na fakturze?

Sposób korekty zależy od rodzaju pomyłki. W KSeF nie stosuje się tradycyjnej noty korygującej jako podstawowej drogi poprawiania takich danych.

Wysłanie korekty do KSeF może wymagać wcześniejszego pobrania UPO dla faktury pierwotnej. Jeżeli dokument źródłowy nie został prawidłowo przetworzony, system może zablokować przekazanie korekty.

Najbezpieczniejszy schemat pracy to: konfiguracja danych sprzedawcy i VAT, weryfikacja zamówienia, wygenerowanie PDF, a następnie – gdy wymagają tego przepisy – przygotowanie, sprawdzenie i wysłanie XML do KSeF.

Informacje dotyczące obowiązku korzystania z KSeF mogą zależeć od rodzaju transakcji, statusu podatnika i aktualnych przepisów. Przed wdrożeniem automatycznej wysyłki zweryfikuj aktualne wytyczne Ministerstwa Finansów lub skonsultuj konfigurację z księgowym.