Świadectwo pracy powinno zawierać rzetelne informacje o zatrudnieniu, jego zakończeniu oraz uprawnieniach pracownika. Pracodawca wydaje je co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, a w określonych przypadkach doręcza w ciągu 7 dni. Sprawdź, jakie dane musi zawierać dokument, kiedy można żądać jego sprostowania i co zrobić, gdy pracodawca nie wyda świadectwa.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Wydaje się je po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, niezależnie od tego, czy umowa była zawarta na czas określony, nieokreślony czy próbny.
Dokument nie jest opinią o pracowniku ani referencją. Pracodawca powinien zamieścić w nim wyłącznie informacje wymagane przepisami, bez ocen dotyczących jakości pracy, zachowania czy przydatności zawodowej zatrudnionej osoby.
Świadectwo pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika, na przykład ze zwrotu sprzętu, samochodu lub telefonu służbowego.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Jeżeli pracodawca nie planuje ponownie zatrudnić tej samej osoby w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy, świadectwo pracy wydaje bez wniosku pracownika. Powinno zostać przekazane w ostatnim dniu trwania stosunku pracy.
Za dzień ustania zatrudnienia uznaje się między innymi:
- ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
- dzień złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
- ostatni dzień obowiązywania umowy zawartej na czas określony,
- dzień wskazany w porozumieniu stron,
- dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie stosunku pracy.
Jeżeli osobiste wydanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca przesyła świadectwo pocztą albo doręcza je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Koszt doręczenia ponosi pracodawca.
Kontynuacja zatrudnienia
Pracodawca może nie wydawać świadectwa po każdej kolejnej umowie, jeżeli w ciągu 7 dni zawiera z pracownikiem następną umowę o pracę. Warunkiem jest również brak wniosku pracownika o wydanie dokumentu.
Pracownik może jednak w dowolnym czasie złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które świadectwa dotychczas nie wydano. Pracodawca ma wtedy 7 dni na wydanie dokumentu.
Jak powinno wyglądać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy sporządza się na aktualnym wzorze określonym w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej. Dokument powinien być czytelny, kompletny i zgodny z informacjami znajdującymi się w aktach osobowych.
W jego treści należy wskazać przede wszystkim:
- okres lub okresy zatrudnienia,
- wymiar czasu pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę prawną jej wygaśnięcia,
- stronę, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowę rozwiązano za wypowiedzeniem,
- informację o zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
- należności ze stosunku pracy pozostające niezaspokojone z powodu braku środków finansowych pracodawcy.
Świadectwo obejmuje także dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz emerytalno-rentowych. Dotyczy to między innymi urlopów, zwolnień od pracy, służby wojskowej i okresów nieskładkowych.
Jakie urlopy i zwolnienia wpisuje się do świadectwa?
Dokument powinien wskazywać wykorzystane uprawnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie. Informacje te pozwalają ustalić, z jakich świadczeń pracownik już skorzystał.
W świadectwie uwzględnia się w szczególności:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny wraz z podstawą prawną,
- urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy,
- urlop opiekuńczy,
- zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
- zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia,
- okazjonalną pracę zdalną,
- dodatkowy urlop lub inne uprawnienia przewidziane prawem pracy.
Pracodawca wskazuje również okres korzystania z ochrony stosunku pracy związanej z urlopem wychowawczym oraz liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.
Jakie pozostałe informacje powinny znaleźć się w dokumencie?
Świadectwo może zawierać dane dotyczące odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, pracy w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze, a także okresów nieskładkowych uwzględnianych przy ustalaniu emerytury lub renty.
Jeżeli zatrudnienie obejmowało skrócony okres wypowiedzenia, należy podać okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie. Na żądanie pracownika pracodawca wpisuje dodatkowo wysokość i składniki wynagrodzenia oraz informacje o uzyskanych kwalifikacjach.
W przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia trzeba wskazać właściwą podstawę prawną, na przykład art. 52, art. 53 albo art. 55 Kodeksu pracy. Przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia dokument powinien określać również stronę składającą oświadczenie.
W jakiej formie można wydać świadectwo pracy?
Świadectwo można przekazać w postaci papierowej albo elektronicznej. Wersja elektroniczna powinna zostać sporządzona i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie dostarczona na adres wskazany przez pracownika.
Pracownik nie ma obowiązku udostępniania pracodawcy prywatnego adresu e-mail. Może także upoważnić inną osobę do odbioru dokumentu, przekazując upoważnienie w formie papierowej lub elektronicznej.
Jak sprostować błędne świadectwo pracy?
Po otrzymaniu dokumentu warto sprawdzić daty zatrudnienia, wymiar etatu, stanowiska, sposób rozwiązania umowy, urlopy oraz okresy niezdolności do pracy. Błąd może utrudnić ustalenie uprawnień albo wykorzystanie dokumentu przy podejmowaniu kolejnego zatrudnienia.
Jeżeli treść świadectwa jest nieprawidłowa, pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Pracodawca w ciągu 7 dni wydaje nowe świadectwo albo przekazuje informację o odmowie uwzględnienia wniosku.
W razie odmowy pracownik może wystąpić do sądu pracy w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia. Jeżeli pracodawca nie poinformuje o odmowie, pracownik również może skierować żądanie sprostowania do sądu.
Po upływie 14 dni można nadal zwrócić się do pracodawcy o korektę. Pracodawca nie ma jednak wtedy obowiązku uwzględnienia takiego wniosku. Jeżeli sam zauważy błąd, powinien przygotować nowe świadectwo z aktualną datą i przekazać pracownikowi pismo wyjaśniające zakres zmiany.
Nowe świadectwo pracy wydane w związku ze sprostowaniem powinno zastąpić poprzedni dokument i nie powinno zawierać adnotacji, że jest korektą.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wyda świadectwa?
W przypadku braku dokumentu pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania. Może także złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Jeżeli pracodawca nie istnieje, został zlikwidowany, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie wyroku okazało się niemożliwe, pracownik może żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy. Orzeczenie sądu może zastąpić dokument i wskazywać co najmniej:
- okres zatrudnienia,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- wymiar czasu pracy,
- zajmowane stanowisko,
- tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
Jakie konsekwencje grożą za błędy lub opóźnienie?
Pracownik może żądać naprawienia szkody, jeżeli z powodu braku świadectwa albo błędów w jego treści nie mógł podjąć pracy lub uzyskać świadczeń dla osoby bezrobotnej. Musi jednak wykazać szkodę, jej wysokość oraz związek między działaniem pracodawcy a poniesioną stratą.
Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni. Niewydanie świadectwa w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Jak pracodawca powinien przygotować świadectwo pracy?
Pracodawca powinien oprzeć dokument na aktach osobowych, ewidencji czasu pracy, danych urlopowych i dokumentach dotyczących rozwiązania umowy. Przed przekazaniem warto sprawdzić szczególnie daty, podstawę prawną zakończenia zatrudnienia oraz wykorzystane uprawnienia.
Przy organizacji procesu wydawania świadectw pomocne jest:
- ustalenie osoby odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentu,
- korzystanie z aktualnego wzoru,
- weryfikacja danych z dokumentacją pracowniczą,
- zachowanie potwierdzenia wydania lub doręczenia,
- zapewnienie poufności danych osobowych,
- przekazanie pracownikowi informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Podstawę prawną stanowią przede wszystkim art. 97, art. 99 i art. 971 Kodeksu pracy oraz przepisy rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W razie wątpliwości dotyczących treści dokumentu warto skonsultować sprawę z działem kadr, prawnikiem prawa pracy albo Państwową Inspekcją Pracy.
