Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, co to jest faktura proforma? Ten dokument często myli się z fakturą VAT, choć ma zupełnie inne skutki podatkowe. Z tego artykułu dowiesz się, kiedy warto ją wystawić i jak zrobić to bezbłędnie.
Faktura VAT
Faktura VAT to standardowy dokument księgowy, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. Po jej wystawieniu sprzedawca musi ująć transakcję w ewidencji i odprowadzić podatek od towarów i usług, a nabywca ma obowiązek zapłaty w ustalonym terminie. Zbyt długie terminy płatności potrafią mocno obciążyć płynność finansową, dlatego wielu przedsiębiorców dokładnie negocjuje daty na fakturach. Ten dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną i zawsze występuje w co najmniej dwóch egzemplarzach.
W praktyce dla obu stron faktura VAT oznacza konkretne skutki podatkowe i rozliczeniowe, dlatego musi zawierać pełny zestaw danych. Wśród nich znajdują się przede wszystkim dane stron, opis transakcji i stawki podatku. Dobrze wystawiona faktura VAT ułatwia późniejsze kontrole i ogranicza ryzyko sporów co do zakresu wykonanej usługi.
Faktura proforma – na czym polega?
Co to jest faktura proforma w ujęciu prawnym? To dokument handlowy, a nie dowód księgowy. Służy głównie jako oferta lub potwierdzenie warunków planowanej transakcji, jeszcze zanim dojdzie do faktycznej sprzedaży. Ministerstwo Finansów podkreśla wyraźnie, że wystawienie proformy nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT ani w podatku dochodowym. Odbiorca nie ma prawa odliczyć z niej podatku, a sprzedawca nie musi go płacić tylko dlatego, że wysłał proformę.
Dokument ten wygląda niemal jak zwykła faktura VAT, ale ma inną funkcję – informuje o cenie, rodzaju towarów lub usług i przewidywanym koszcie zamówienia. Często pełni rolę wezwania do zapłaty przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi. Podpis lub opłacenie proformy bywa traktowane jako zawarcie umowy, choć sama proforma nadal nie trafia do ksiąg. To wygodne narzędzie w negocjacjach, gdy obie strony chcą mieć na piśmie szczegóły transakcji przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Kiedy wystawia się fakturę proforma?
Kiedy taki dokument ma sens, skoro nie rodzi skutków podatkowych? Proforma przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy transakcja jest jeszcze niepewna albo ma być opłacona z góry. Sprzedawca może wówczas spokojnie poczekać na przelew, nie księgując niczego przed otrzymaniem pieniędzy. Nabywca natomiast dostaje jasne zestawienie kwot, warunków płatności i opis zamówienia, co ułatwia mu decyzję zakupową.
W praktyce faktura proforma pojawia się najczęściej w powtarzalnych sytuacjach, takich jak:
- negocjacje z nowym kontrahentem, który chce poznać pełne warunki współpracy przed zamówieniem,
- zamówienia składane mailowo lub telefonicznie, które trzeba potwierdzić w bardziej formalny sposób,
- sprzedaż z przedpłatą lub zaliczką, gdy towar będzie wysłany dopiero po wpływie środków,
- większe zakupy inwestycyjne, gdy klient musi uzgodnić finansowanie na podstawie konkretnego kosztorysu,
- współpraca z zagranicznymi kontrahentami, którzy oczekują dokumentu ofertowego w formie przypominającej fakturę.
Jeśli klient opłaci proformę w całości, sprzedawca powinien wystawić fakturę VAT dokumentującą dostawę lub wykonanie usługi. Gdy wpływa tylko część kwoty, pojawia się faktura zaliczkowa, a dopiero po zakończeniu transakcji – faktura końcowa. To one, a nie proforma, trafiają do KPiR czy rejestru VAT.
Jak wystawić fakturę proforma?
Choć przepisy nie regulują szczegółowo wyglądu proformy, przyjęło się, że powinna zawierać takie same dane jak zwykła faktura. Różni się głównie tytułem: na górze dokumentu musi widnieć wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma” lub „Proforma”. Brak tego dopisku może sprawić, że urząd skarbowy potraktuje dokument jak typową fakturę VAT, z całym podatkowym ciężarem dla sprzedawcy. Dokument można wystawić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, często w tym samym systemie, w którym tworzy się zwykłe faktury.
W treści proformy powinny pojawić się między innymi następujące elementy:
- data wystawienia i numer dokumentu,
- dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami i numerami NIP,
- opis towarów lub usług, jednostki miary oraz ilości,
- cena jednostkowa netto i ewentualne rabaty,
- wartość netto, stawka VAT i wyliczona kwota podatku,
- wartość brutto zamówienia oraz termin płatności,
- informacja o terminie i sposobie realizacji zamówienia.
Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie może wystawiać faktur, także proform. W jej przypadku stosuje się rachunki lub inne dokumenty, które nie mają charakteru faktury VAT. Więcej treści związanych z dokumentami handlowymi i księgowością znajdziesz na stronie https://wordit.pl/, gdzie temat jest szeroko omawiany w kontekście codziennej pracy firm.
Faktura proforma a VAT
Najważniejsza różnica między fakturą VAT a proformą dotyczy podatku. Faktura VAT tworzy obowiązek zapłaty podatku i daje nabywcy prawo do jego odliczenia, gdy spełni inne warunki ustawowe. Proforma natomiast nie wywołuje żadnych skutków podatkowych, nawet jeśli zawiera wyliczoną kwotę VAT. Ministerstwo Finansów wprost wskazało, że proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i nie może stanowić podstawy do rozliczeń podatku.
Proforma nie trafia do rejestru sprzedaży VAT ani do KPiR, dlatego księgowość w ogóle jej nie księguje. Zaczyna mieć znaczenie podatkowe dopiero wtedy, gdy na jej podstawie powstaje inny dokument – na przykład faktura zaliczkowa po otrzymaniu przedpłaty. Z perspektywy sprzedawcy proforma stanowi więc wygodny „przedsionek” transakcji, który pozwala zabezpieczyć warunki współpracy i jednocześnie nie przyspiesza obowiązku podatkowego. Dla nabywcy jest jasnym potwierdzeniem kosztów, zanim podejmie ostateczne zobowiązanie finansowe.
Materiał powstał przy współpracy z https://wordit.pl/
Artykuł sponsorowany
