Mała firma rośnie szybko, a razem z nią rośnie stos wniosków, list obecności i teczek z dokumentami. W pewnym momencie ręczne pilnowanie urlopów i terminów zaczyna pożerać czas, który powinien iść na rozwój biznesu. Dobra wiadomość jest taka, że cyfryzację działu HR można zacząć małymi krokami i bez dużego budżetu. Oto, jak to zrobić.
Krok pierwszy – elektroniczne zarządzanie urlopami i nieobecnościami
Zarządzanie dniami wolnymi w arkuszu kalkulacyjnym wygląda niewinnie tylko na starcie. Jednak gdy zespół rośnie, pojawiają się pomyłki. Elektroniczny obieg wniosków urlopowych rozwiązuje ten problem u źródła.
Jak on działa? Pracownik składa wniosek z poziomu aplikacji mobilnej lub przeglądarki, a system od razu kieruje go do akceptacji do przełożonego. Osoba zatwierdzająca dostaje powiadomienie mailem i na telefon. Po akceptacji wniosku powstaje gotowa karta urlopowa, którą pobrać może i pracownik, i pracodawca.
Każdy zatrudniony sam sprawdza swój limit dni wolnych, planuje wolne i widzi nieobecności kolegów z zespołu w aplikacji. Tym samym manager przestaje być żywym kalendarzem zespołu – pomaga mu w tym elektroniczna kartoteka urlopowa.
Krok drugi – wykorzystanie smartfonów i komunikatorów
Hasło „automatyczna rejestracja czasu pracy” wielu właścicielom firm kojarzy się z drogimi terminalami przy drzwiach. Nowoczesna ewidencja działa na sprzęcie, który firma już ma.
Pracownik odnotowuje rozpoczęcie pracy w aplikacji mobilnej albo wprost w MS Teams lub Slacku. Dla zespołu hybrydowego to spora wygoda, bo dane o godzinach wykonywania obowiązków służbowych „spływają” tak samo z biura, jak z domu. Logowanie z poziomu komunikatora, którego firma i tak codziennie używa, sprawia też, że nikt nie uczy się nowego narzędzia od zera.
Ponadto dzięki nowoczesnemu narzędziu do ewidencji czasu pracy nadgodziny, spóźnienia i czas pracy zmianowej wyliczają się same, a gotowe zestawienie trafia do osoby odpowiedzialnej za płace. Efektem tego jest mniej liczenia, mniej nieporozumień, a więcej zaufania w zespole.
Krok trzeci – zautomatyzuj przypomnienia o umowach i badaniach lekarskich oraz innych sprawach pracowniczych
Automatyzacja procesów HR w małej firmie powinna obejmować wdrożenie elektronicznych kartotek dostępnych z każdego urządzenia. Znajdziesz w nich dane kontaktowe pracownika, historię zatrudnienia i ewidencję powierzonego sprzętu, od laptopa po telefon służbowy. Gdy ktoś odchodzi z firmy, od razu wiadomo, co należy rozliczyć i odebrać. Dane są przy tym zaszyfrowane i widoczne tylko dla uprawnionych osób, więc wrażliwe informacje nie krążą po prywatnych skrzynkach.
Odciążeniem dla HR są automatyczne przypomnienia. System sam zasygnalizuje wygasającą umowę albo zbliżający się termin badań medycyny pracy, zanim zrobi się z tego problem. Dzięki temu pilnowanie przepisów przestaje spoczywać wyłącznie na barkach właściciela i kadr.
Automatyzacja procesów HR w małej firmie to sposób na odzyskanie czasu i administracyjnego porządku. Zastąpienie papieru intuicyjnymi aplikacjami do ewidencji urlopów, czasu pracy i prowadzenia akt pracowniczych skutecznie odciąża przepracowanych menedżerów. Dzięki nowoczesnym systemom zbudujesz w swoim zespole środowisko sprzyjające wysokiej efektywności.
Artykuł sponsorowany
