Pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Limit dotyczy okresu od 1 stycznia do 31 grudnia, nie przechodzi na kolejny rok i nie może zostać zwiększony regulaminem firmy. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić oraz jakie zasady obowiązują przy pracy zdalnej okazjonalnej.
Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje?
Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana w wymiarze nie większym niż 24 dni w roku kalendarzowym. Jest to limit przypisany do pracownika, a nie do konkretnego miesiąca, kwartału ani liczby dni pracy w tygodniu.
Dni można wykorzystać pojedynczo, w kilku częściach albo jednorazowo. Pracownik może więc zawnioskować na przykład o jeden dzień pracy z domu, kilka kolejnych dni lub całą niewykorzystaną pulę.
Limit 24 dni jest nieprzekraczalny. Pracodawca nie może ani go zwiększyć, ani wprowadzić dodatkowego ograniczenia, na przykład do dwóch dni zdalnych w miesiącu.
Jak liczyć limit dni?
Każdy dzień, w którym pracownik wykonuje obowiązki zdalnie w trybie okazjonalnym, pomniejsza roczną pulę o jeden dzień. Nie ma znaczenia, czy zgodnie z harmonogramem pracownik miał tego dnia pracować przez osiem godzin, cztery godziny czy krócej.
Przykładowo osoba zatrudniona na pół etatu, pracująca w wybrane dni po osiem godzin, wykorzysta dwa dni limitu, jeżeli zdalnie przepracuje poniedziałek i wtorek. Krótszy wymiar dobowy nie powoduje przeliczenia dnia na godziny.
Praca na część etatu
Przepisy nie wskazują wprost, aby limit 24 dni był proporcjonalnie zmniejszany ze względu na wymiar etatu. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada, że pracownik niepełnoetatowy korzysta z takiej samej puli jak osoba zatrudniona na pełny etat.
W praktyce warto jednak sprawdzić wewnętrzną procedurę pracodawcy oraz sposób prowadzenia ewidencji. W razie sporu znaczenie mogą mieć także aktualne stanowiska organów i orzecznictwo.
Zmiana pracodawcy w trakcie roku
Przepisy nie regulują szczegółowo sytuacji, w której pracownik zmienia pracodawcę przed końcem roku. Przyjmuje się, że limit odnosi się do całego roku kalendarzowego, a nie do każdego stosunku pracy osobno.
Jeżeli pracownik wykorzystał część dni u poprzedniego pracodawcy, powinien poinformować o tym nowego pracodawcę. Pozostała pula może zostać pomniejszona o wcześniej wykorzystane dni.
Jak złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną?
Z inicjatywą zawsze występuje pracownik. Wniosek można przekazać w formie papierowej albo elektronicznej, na przykład za pośrednictwem firmowego systemu kadrowego lub poczty elektronicznej.
Przepisy nie określają minimalnego terminu złożenia wniosku. Najbezpieczniej zrobić to przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, a w firmie stosować przyjętą procedurę obiegu dokumentów.
Wniosek powinien wskazywać przede wszystkim:
- termin albo terminy planowanej pracy zdalnej,
- miejsce wykonywania pracy,
- oświadczenie lub potwierdzenia wymagane przez pracodawcę,
- informację pozwalającą rozliczyć wykorzystane dni z rocznej puli.
Miejsce pracy zdalnej musi być każdorazowo wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą. Może to być na przykład adres zamieszkania, pod warunkiem że stanowisko umożliwia bezpieczne wykonywanie obowiązków.
Czy pracodawca może odmówić?
Tak. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zaakceptowania wniosku i co do zasady nie musi podawać przyczyny odmowy. Może również zaproponować inny termin.
Decyzja nie może jednak prowadzić do dyskryminacji ani nierównego traktowania pracowników. Jeżeli osoby wykonują pracę na porównywalnych stanowiskach, kryteria rozpatrywania wniosków powinny być obiektywne i spójne.
Pracodawca nie może też wysłać pracownika na okazjonalną pracę zdalną bez jego wniosku. Ten tryb jest uruchamiany wyłącznie przez pracownika.
Co dzieje się po wykorzystaniu 24 dni?
Po wyczerpaniu limitu dalsza praca zdalna nie może być traktowana jako okazjonalna. Jeżeli pracownik chce nadal pracować poza siedzibą firmy, jego wniosek może zostać rozpatrzony jako prośba o regularną pracę zdalną, stałą albo hybrydową.
W takim przypadku pracodawca musi zastosować pełne przepisy dotyczące pracy zdalnej. Obejmuje to między innymi zasady zapewniania sprzętu, rozliczania kosztów, pomocy technicznej i organizacji pracy.
Nieprawidłowe byłoby ustanowienie w regulaminie na przykład limitu 100 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Dni wykraczające poza ustawową pulę wymagają zastosowania innej podstawy prawnej.
Jakie obowiązki mają strony?
Okazjonalna praca zdalna jest mniej sformalizowana niż regularna praca zdalna. Nie trzeba zawierać odrębnego porozumienia ani zmieniać umowy o pracę, ale nadal obowiązują zasady bezpieczeństwa, ochrony danych i organizacji stanowiska pracy.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawca powinien przekazać pracownikowi informacje potrzebne do bezpiecznej i zgodnej z prawem pracy zdalnej. Dotyczy to zwłaszcza:
- oceny ryzyka zawodowego związanej z pracą zdalną,
- zasad bezpiecznej organizacji stanowiska pracy,
- procedur ochrony danych osobowych i informacji służbowych,
- zasad kontaktu oraz ewentualnej kontroli pracy zdalnej.
Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma ustawowego obowiązku zapewnienia dedykowanego sprzętu ani zwrotu kosztów energii elektrycznej, internetu i innych usług telekomunikacyjnych. Strony mogą jednak ustalić korzystniejsze zasady.
Obowiązki pracownika
Pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z dokumentami dotyczącymi ryzyka zawodowego, BHP i ochrony danych. Organizuje również stanowisko w sposób zapewniający bezpieczne i ergonomiczne wykonywanie obowiązków.
Przed rozpoczęciem pracy pracownik składa oświadczenie, że miejsce wskazane do pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki. Sprzęt prywatny może być używany, jeżeli pracodawca i pracownik uzgodnią takie rozwiązanie, a urządzenia zapewniają wymagany poziom bezpieczeństwa.
Kiedy praca zdalna nie jest dopuszczalna?
Nie każdą pracę można wykonywać poza zakładem. Ograniczenia dotyczą zadań, których charakter wymaga stałej obecności w konkretnym miejscu albo wiąże się z niedopuszczalnym ryzykiem.
Zakaz obejmuje między innymi prace:
- szczególnie niebezpieczne,
- powodujące przekroczenie norm czynników fizycznych ustalonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z użyciem niebezpiecznych czynników chemicznych lub substancji promieniotwórczych,
- związane ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi albo uciążliwymi zapachami,
- powodujące intensywne brudzenie pomieszczeń.
Pracodawca powinien ocenić możliwość zdalnego wykonywania konkretnych obowiązków, a nie tylko nazwę stanowiska. Sama zgoda pracownika nie uchyla wymagań dotyczących bezpieczeństwa pracy.
Jak kontrolować pracę zdalną okazjonalną?
Kontrola może obejmować wykonywanie pracy, przestrzeganie zasad BHP oraz ochronę informacji i danych osobowych. Jej warunki należy ustalić z pracownikiem, ponieważ okazjonalna praca zdalna nie musi być szczegółowo opisana w regulaminie pracy zdalnej.
Kontrola odbywa się w godzinach pracy i w miejscu wykonywania obowiązków. Nie może naruszać prywatności pracownika ani innych domowników oraz nie powinna zakłócać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.
Gdzie przechowywać wniosek i jak wykazać dni?
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Pracodawca powinien także prowadzić ewidencję wykorzystanych dni, aby nie dopuścić do przekroczenia rocznego limitu.
Przepisy nie narzucają jednej formy potwierdzania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Firma może ustalić własne rozwiązanie, na przykład elektroniczny formularz, system kadrowy albo wiadomość służbową.
Liczbę wykorzystanych dni okazjonalnej pracy zdalnej należy wskazać w świadectwie pracy. Niewykorzystana pula nie przechodzi na kolejny rok i nie przysługuje za nią ekwiwalent pieniężny.
Wniosek pracownika nie oznacza automatycznej zgody na pracę zdalną. Przed rozpoczęciem pracy trzeba uzyskać akceptację pracodawcy i uzgodnić miejsce jej wykonywania.
Warto zapamiętać:
- Limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym.
- Wniosek składa wyłącznie pracownik.
- Pracodawca może odmówić, ale nie może stosować kryteriów dyskryminacyjnych.
- Niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok.
- Po przekroczeniu limitu trzeba zastosować zasady regularnej pracy zdalnej.
