Jak realizować zamówienia z Allegro? Poradnik dla sprzedawców

Realizacja zamówień z Allegro wymaga szybkiego pobrania danych, ustawienia prawidłowego statusu realizacji, dodania numeru przesyłki i przekazania kupującemu dokumentu sprzedaży. Przy własnym magazynie robisz to samodzielnie, natomiast w One Fulfillment by Allegro kompletowanie i wysyłkę obsługuje Magazyn Allegro. W obu modelach poprawność danych i terminowość wpływają na jakość sprzedaży.

Standardowa obsługa zamówienia krok po kroku

Najpierw rozdziel zamówienia realizowane we własnym zakresie od tych, za które odpowiada Allegro. W panelu Zamówienia możesz filtrować je według sposobu obsługi. Przy zamówieniach One Fulfillment statusy aktualizuje Magazyn Allegro, a sprzedawca nie zmienia ich ręcznie.

Własne zamówienie obsłuż w następującej kolejności:

1. Pobierz zamówienie – w panelu Allegro sprawdź zakup, płatność, dane dostawy, wymaganie faktury i przewidywany termin wysyłki. Przy integracji użyj dziennika zdarzeń, aby nie przeoczyć nowej sprzedaży.
2. Poczekaj na dane gotowe do realizacji – w Allegro REST API zdarzenie READY_FOR_PROCESSING oznacza, że formularz opcji dostawy został wypełniony, a płatność zakończona lub wybrano pobranie albo odbiór osobisty. Dopiero wtedy dane adresowe i fakturowe są kompletne.
3. Ustaw status realizacji – zmień pole fulfillment.status na PROCESSING, gdy zaczynasz kompletowanie. Później użyj statusu odpowiadającego etapowi wysyłki, na przykład READY_FOR_SHIPMENT lub SENT.
4. Przekaż dane do magazynu lub hurtowni – jeśli korzystasz z dropshippingu, przekaż pełne dane z zamówienia, w tym adres e-mail kupującego. Bez tego klient może nie otrzymać prawidłowych powiadomień o śledzeniu przesyłki.
5. Dodaj numer przesyłki – wprowadź właściwy numer listu przewozowego, przewoźnika i, jeśli trzeba, przypisanie do konkretnych pozycji zamówienia. Każde zamówienie powinno mieć własny, rzeczywisty numer.
6. Wystaw dokument sprzedaży – sprawdź, czy kupujący wymaga faktury. Dokument możesz dodać do zamówienia jako plik lub obsługiwany link, aby Allegro przekazało go klientowi.

W API do zmiany statusu służy zasób PUT /order/checkout-forms/{id}/fulfillment, a do dodania przesyłki POST /order/checkout-forms/{id}/shipments. Przy zmianie statusu korzystaj z wartości checkoutForm.revision. Jeśli zamówienie zmieniło się w międzyczasie, Allegro może zwrócić błąd 409. Wtedy pobierz najnowszą wersję i ponów operację.

One Fulfillment a własny magazyn

W One Fulfillment by Allegro wysyłkę, pakowanie i część obsługi posprzedażowej prowadzi Magazyn Allegro. Sprzedawca musi wcześniej dostarczyć produkty zgodnie z awizem, pilnować stanów i wystawić dokument potwierdzający sprzedaż. Faktury i paragony nie są przygotowywane automatycznie przez Allegro w imieniu sprzedawcy, dlatego dokument trzeba dodać do zamówienia.

W tym modelu nie zmieniasz samodzielnie statusów zamówień. Sprawdzasz je w zakładce Zamówienia, a informacje o dostawie towaru do magazynu znajdziesz na liście awiz. Awizo jest ważne 90 dni, a przyjęcie dostawy może potrwać do 5 dni kalendarzowych od jej dostarczenia do magazynu.

Zamówienia łączone w One Fulfillment powstają po stronie kupującego, gdy produkty kilku sprzedawców znajdują się w jednym koszyku i są wysyłane wspólną przesyłką. Koszt dostawy jest dzielony między sprzedawców proporcjonalnie do wartości ich produktów. Nie musisz ręcznie scalać takich zamówień.

Dlaczego spada jakość sprzedaży?

Sam fakt, że paczka dotarła do klienta w terminie, nie wystarcza. Allegro musi otrzymać prawidłowe dane operacyjne. W dropshippingu szczególnie często pojawia się sytuacja, w której hurtownia wysyła paczkę, ale sprzedawca nie przekazuje jej numeru do zamówienia albo przekazuje go z opóźnieniem.

Podobnie działa adres e-mail. Przekazanie hurtowni wyłącznie imienia, adresu i telefonu może spowodować brak śledzenia po stronie kupującego. Przekaż adres e-mail zapisany w zamówieniu Allegro, także wtedy, gdy jest to adres techniczny w domenie Allegro.

Nie dodawaj tego samego numeru przewozowego do kilku osobnych zamówień tylko po to, aby poprawić statystyki. System może potraktować go jako duplikat i nie zaliczyć pozostałych zamówień jako wysłanych.

Łączenie zamówień, anulowanie i zwroty

Najbezpieczniej realizować zamówienie w formie, w jakiej zostało złożone. Jeżeli kupujący kupił kilka produktów w osobnych zamówieniach i osobno za nie zapłacił, ręczne połączenie paczek może zaburzyć informacje o wysyłce, prowizji i terminowości. Allegro poprawnie rozpoznaje połączenie wtedy, gdy kupujący użyje koszyka i wspólnego formularza dostawy oraz płatności.

Jeśli klient chce połączyć już opłacone zakupy, możesz zaproponować anulowanie i ponowne złożenie zamówienia, ale nie zawsze będzie to możliwe, na przykład przy pojedynczych przedmiotach z licytacji. Gdy mimo wszystko wysyłasz kilka zamówień w jednej paczce, ustal to z kupującym, zwróć nadpłatę za niewykorzystaną dostawę i zachowaj potwierdzenie. Zwrot prowizji wymaga zwykle osobnego zgłoszenia i dokumentów potwierdzających sytuację.

Przy zwrocie płatności sprawdź identyfikator płatności, pozycje zamówienia, koszt dostawy i ewentualne dopłaty. W Allegro REST API służy do tego POST /payments/refunds. Możesz zwrócić środki za określoną liczbę sztuk, konkretną kwotę, dostawę, nadpłatę lub usługę dodatkową.

Zwrot prowizji obsługuje zasób POST /order/refund-claims. Zgłoszenie wymaga między innymi identyfikatora pozycji zamówienia i liczby sztuk, których dotyczy. Przed wysłaniem wniosku sprawdź aktualne zasady oraz termin dostępności roszczenia.

Ostrzeżenie: ręczne łączenie zamówień nie jest neutralną zmianą logistyczną. Może spowodować duplikat numeru przesyłki, brak zaliczenia wysyłki w statystykach, problem z rozliczeniem dostawy i trudności z odzyskaniem prowizji. Nie traktuj wspólnego adresu kupującego jako automatycznej zgody na połączenie zamówień.

Jak wykorzystać Allegro REST API?

Przy kilku lub kilkudziesięciu zamówieniach dziennie ręczna kontrola łatwo prowadzi do opóźnień. Integracja może pobierać zdarzenia, aktualizować statusy, przekazywać numery przesyłek i pilnować, czy każda pozycja ma przypisaną paczkę. Najważniejsze zasoby to:

• events – dziennik zdarzeń, który informuje o zakupie, płatności, anulowaniu i zmianie statusu realizacji
• checkout-forms – szczegóły zamówienia, dane kupującego, płatności, dostawy, faktury i pozycji
• fulfillment – zmiana statusu realizacji zamówienia
• shipments – dodawanie i pobieranie numerów przesyłek oraz przypisywanie ich do pozycji
• customer-returns i refunds – obsługa zwrotów klienckich oraz zwrotów płatności

Logikę automatyzacji oprzyj na identyfikatorze checkoutForm.id, a nie wyłącznie na czasie zdarzenia. Jedno zamówienie może wygenerować kilka zdarzeń, a kupujący może połączyć wcześniejsze zakupy w nowy formularz. W takiej sytuacji stare zamówienia mogą zniknąć, a w systemie pozostanie nowy identyfikator.

Do obsługi wielu kanałów lub magazynów możesz wykorzystać zewnętrzną integrację, na przykład Base.com. Takie narzędzie może synchronizować stany, pobierać zamówienia i przekazywać statusy, ale nadal trzeba poprawnie skonfigurować mapowanie przewoźników, danych kupującego i dokumentów.

Kontrola przed wysyłką

Przed przekazaniem paczki kurierowi sprawdź trzy dane, które najczęściej decydują o prawidłowym rozliczeniu zamówienia:

• adres e-mail kupującego został przekazany do magazynu lub hurtowni
• numer przesyłki jest prawdziwy, przypisany do właściwego zamówienia i dodany w terminie
• status fulfillment.status odpowiada faktycznemu etapowi realizacji

Właściwie ustawiony proces powinien odróżniać zamówienia własne od One Fulfillment, reagować na zdarzenie READY_FOR_PROCESSING, nie scalać ręcznie niezależnych zakupów i automatycznie przekazywać dane o wysyłce. To ogranicza liczbę błędów, które mogą obniżyć jakość sprzedaży.

[ picture_1 ]