W ostatnich miesiącach w środowisku biznesowym coraz częściej porusza się kwestię wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Jednym z powodów, dla których wzbudza on tyle emocji, jest to, że za jakiś czas do jego wdrożenia będzie zobligowane każdej przedsiębiorstwo.
Krajowy System e-Faktur to bezpłatna ogólnopolska platforma informatyczna, jaka powstała z inicjatywy Ministerstwa Finansów. Wydaje się, że podstawową funkcją, jaką ma spełniać, będzie otrzymywanie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych. To sprawia, że czasem pojęcie KSeF myli się z platformą elektronicznego fakturowania (PEF), ale to nie jest to samo. O co tak naprawdę w tym wszystkim chodzi?
Z czym wiąże się Krajowy System e-Faktur?
W pierwszej kolejności chodzi o wspomnianą wymianę faktur ustrukturyzowanych. Jednak nie jest to jedyne, co się z tym wiąże. KSeF ma służyć także do przechowywania i weryfikowania dokumentów, czy są zgodne ze wzorem, jaki udostępnia Ministerstwo Finansów. W firmach, w jakich korzysta się z tego rozwiązania, kontrola Urzędu Skarbowego ma przebiegać znacznie szybciej. Podstawowym założeniem stworzenia systemu było uszczelnienie podatku VAT, a tym samym zwiększenie wpływów do budżetu.
Na razie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne, dlatego władze przygotowały kilka profitów, z jakich mogą korzystać firmy, które już się na to zdecydowały. Jednak od 2024 roku rozwiązanie to ma być obowiązkowe dla wszystkich, więc i tak trzeba się z nim zaznajomić wcześniej.
Co zyskują przedsiębiorcy?
Jedną z podstawowych zalet jest archiwizacja dokumentów. Decydując się na Krajowy System e-Faktur, nie musimy przejmować się przechowywaniem faktur, bo odpowiedzialność za to przejmuje platforma. Drugim plusem jest automatyzacja procesów księgowych. Kiedy wystawimy fakturę ustrukturyzowaną, będziemy mieć pewność, że dotrze do adresata i ten będzie w stanie ją otworzyć. Jest to o tyle istotne, że wiele przedsiębiorstw ma kłopot z zaległymi płatnościami, a dłużnicy usprawiedliwiają się m.in. tym, że nie dostali faktury. Jeżeli będziemy wystawiać dokumenty za pośrednictwem platformy, nie będziemy musieli wystawiać na żądanie skarbówki JPK_FA. Mając KSeF, możemy także liczyć na szybszy zwrot podatku. Skróci się z 60 do 40 dni.
Jednocześnie są też pewne wady i ryzyka związane z platformą jak to, że nie można wystawić proformy albo noty korygującej. Część przedsiębiorców obawia się przeciążenia systemu. Dlatego też teraz jest czas na to, by stopniowo się z tym zapoznać.
Jak przygotować się do wdrożenia?
Zanim zaczniemy korzystać z KSeF, musimy dostosować swoje narzędzia informatyczne, czy przejść szkolenia z tym związane. Z pewnością nie możemy z tym czekać na ostatnią chwilę, bo wyzwań jest przed nami sporo, zwłaszcza w firmach, gdzie wszystkie faktury są w wersji papierowej. Być może mamy program do księgowości, który pozwala na płynne przejście na obsługę KSeF, wtedy będzie nam łatwiej. Niestety nie wszystkie narzędzia księgowe są tak skonstruowane, więc istnieje prawdopodobieństwo, że będziemy zmuszeni z nich zrezygnować. Przykładem oprogramowania dostosowanego do nowych przepisów jest ten proponowany przez enova.
