Co zrobić, gdy nie można wysłać zamówienia na czas?

Gdy widzisz, że nie wyślesz zamówienia na czas, zareaguj od razu: skontaktuj się z kupującym, poproś o przedłużenie terminu i wybierz najszybszą realną metodę nadania. Dzięki temu możesz ograniczyć ryzyko anulowania zamówienia oraz negatywnego wpływu na miary jakości sprzedaży.

Najpierw ustal przyczynę opóźnienia

Sprawdź, czy problem wynika z braku towaru, błędu po stronie logistycznej, czy z działania przewoźnika. Od tego zależy dalsze postępowanie.

Jak przedłużyć termin wysyłki z kupującym?

Przedłużenie terminu jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, gdy wiesz, że nie zdążysz wysłać paczki. Kupujący może zaakceptować albo odrzucić prośbę. Sama wiadomość z przeprosinami nie zastępuje formalnej zgody w systemie.

W Allegro wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz rozmowę z kupującym przy danym zamówieniu.
2. Kliknij przycisk „Przedłuż termin wysyłki” albo ikonę informacji w prawym górnym rogu okna rozmowy.
3. Wybierz „Przedłuż termin wysyłki” i wskaż dodatkowy czas – 3 albo 5 dni roboczych.
4. Dodaj przyczynę opóźnienia, jeśli chcesz wyjaśnić sytuację, a następnie kliknij „Poproś o przedłużenie”.

Prośbę możesz wysłać przed wygenerowaniem etykiety lub po jej wygenerowaniu. Najlepiej zrobić to przed upływem deklarowanego terminu. Zgoda kupującego zmniejsza ryzyko automatycznego anulowania zamówienia, ale nie zwalnia z jego późniejszej realizacji.

Na Allegro zamówienie może zostać anulowane, jeśli w ciągu 5 dni roboczych od zakupu nie pojawi się informacja o statusie przesyłki ani potwierdzenie wysłania. Gdy kupujący nie zaakceptuje przedłużenia, pozostaje samodzielne anulowanie zamówienia albo oczekiwanie na automatyczne anulowanie. Nie wysyłaj informacji o nadaniu, jeśli paczka faktycznie nie została przekazana przewoźnikowi.

Co zrobić, gdy kurier nie przyjechał?

Nie czekaj do końca dnia bez planu awaryjnego. Przekazanie paczki kurierowi, umieszczenie jej w automacie lub pozostawienie w punkcie nie zawsze oznacza jeszcze wysyłkę w rozumieniu Allegro. Decydujące może być zeskanowanie przesyłki przez przewoźnika.

Jeśli paczka jest gotowa, rozważ następujące możliwości:

• Samodzielnie dostarcz przesyłkę do sortowni przewoźnika.
• Umieść paczkę w automacie paczkowym, jeśli dana metoda na to pozwala.
• Zanieś przesyłkę do punktu odbioru przewoźnika.
• Zachowaj potwierdzenie nadania, numer zlecenia podjazdu i korespondencję z przewoźnikiem.

Przesyłka zeskanowana do 8:00 następnego dnia może zostać uznana za wysłaną poprzedniego dnia. W przypadku skanowania między 4:00 a 8:00 punkty w jakości sprzedaży mogą pojawić się z jednodniowym opóźnieniem. Godziny graniczne zależą od przewoźnika i lokalizacji, dlatego sprawdź je przed nadaniem.

Ostrzeżenie: jeśli w ciągu 5 dni roboczych nie będzie statusu przesyłki ani potwierdzenia wysłania, zamówienie może zostać automatycznie anulowane. Samo wygenerowanie etykiety nie zawsze wystarczy.

Jak zgłosić problem z podjazdem?

Jeśli zamówiony podjazd nie doszedł do skutku albo kurier przyjechał o innej godzinie, użyj w Allegro zakładki „Zgłoś problem z podjazdem kuriera”. W zgłoszeniu podaj przewoźnika, kraj wysyłki, datę zdarzenia, numery zamówień lub przesyłek oraz opis sytuacji. Dołącz potwierdzenie zamówienia podjazdu, na przykład zrzut ekranu lub wiadomość od przewoźnika.

Po uznaniu zgłoszenia Allegro może wykluczyć zamówienia opóźnione z winy przewoźnika z miar Wysyłka w terminie, Szybka wysyłka oraz statystyk skuteczności wysyłki. Nie każde zdarzenie jest jednak wykluczane automatycznie, dlatego dokumentowanie problemu ma znaczenie.

Dlaczego spada jakość sprzedaży?

Allegro ocenia między innymi miary „Wysyłka w terminie” i „Szybka wysyłka”. Weryfikacja opiera się na deklarowanym czasie wysyłki, przewidywanym terminie dostawy oraz danych przekazanych przez przewoźnika.

Przesyłka powinna mieć poprawny numer listu przewozowego i właściwie wskazanego przewoźnika. Przy wysyłce przez zewnętrzny system może być potrzebny także poprawny zamaskowany adres mejlowy przypisany do zamówienia. Błąd w tych danych może uniemożliwić powiązanie paczki z zakupem, nawet jeśli fizycznie została nadana.

Przyczynę wyniku sprawdzisz w zakładce „Skuteczność wysyłki” albo „Jakość mojej sprzedaży”. Pobierz „Raport skuteczności wysyłki” i sprawdź konkretne zamówienie, datę deklaracji, moment dodania numeru oraz datę skanowania przesyłki. Raport pozwala odróżnić opóźnienie sprzedawcy od problemu z przewoźnikiem lub integracją.

Na przyszłość ustawiaj w ofertach taki czas wysyłki, który rzeczywiście możesz dotrzymać, oraz aktualizuj go przed okresami zwiększonej liczby zamówień. Gdy priorytetem jest miara „Szybka wysyłka”, znaczenie ma deklaracja wysyłki natychmiast lub w ciągu jednego dnia i nadanie w dniu złożenia oraz opłacenia zamówienia.

Informacje o funkcjach Allegro, terminach i sposobie liczenia jakości sprzedaży mogą się zmieniać. Przed podjęciem działania sprawdź aktualne zasady i komunikaty widoczne w panelu sprzedającego.