EDI to rozwiązanie obecne w polskich firmach od ponad 25 lat. Na świecie elektroniczna wymiana danych to pojęcie znane jeszcze dłużej. Prawidłowe wdrożenie EDI to szereg korzyści dla przedsiębiorstwa. Jakich konkretnie? Czym tak właściwie jest EDI? Dowiesz się tego z poniższego artykułu.
Elektroniczna wymiana danych, czyli standard komunikacji
Jeśli prowadzisz firmę i nie wiesz jeszcze, czym jest EDI, powinieneś jak najszybciej uzupełnić te braki. Otóż EDI to standard komunikacji handlowej – obecnie zdecydowanie najpopularniejszy na świecie. Mowa tutaj o rozwiązaniu łączącym ze sobą systemy komputerowe partnerów biznesowych. Jak sama nazwa wskazuje, elektroniczna wymiana danych zachodzi na poziomie systemu.
Należy przy tym zauważyć, że wdrożenie EDI nie oznacza połączenia systemów na zasadzie połączenia baz danych. W tym wypadku do wymiany dokumentów i innych informacji dochodzi bez przeprowadzania integracji z bazami danych partnerów. Ma to duże znaczenie ze względów bezpieczeństwa i jest korzyścią dla obu współpracujących stron.
Wdrożenie EDI, czyli bezpieczeństwo
Dlaczego warto wdrożyć EDI? Powodów jest wiele, jednak na pierwszy plan wysuwa się bezpieczeństwo. Otóż dokonując połączenia systemów w ten sposób, nie ryzykujemy powstania luk w zabezpieczeniach. Systemy są wrażliwe na wszelkie ingerencje. Wystarczy drobny błąd, aby powstała luka, którą chętnie wykorzystają hakerzy lub też nieuczciwa konkurencja. Decydując się na wdrożenie EDI, nie ryzykujesz powstania takiej luki, ponieważ jak już wcześniej wspomnieliśmy, w tym przypadku nie przeprowadza się integracji baz danych. Mamy za to do czynienia z wbudowanymi funkcjami typu import i eksport.
Oszczędność czasu i pieniędzy
Rozwiązania systemowe w zakresie wymiany danych to już od dawna oczywistość dla bardzo wielu firm. Dlaczego? Ponieważ wdrożenie odpowiednich rozwiązań elektronicznych daje znaczną oszczędność czasu. Wynika to z automatycznego przekazywania informacji. W firmie, która korzysta z EDI, pracownicy mają mniej obowiązków dotyczących wymiany danych z współpracującymi podmiotami, mogą więc zająć się innymi zadaniami.
Ponadto dzięki wdrożeniu EDI firma może sporo zaoszczędzić. Po pierwsze właśnie poprzez oszczędność czasu i realizację większej liczby zadań w tej samej jednostce czasu. Jednak nie tylko o to tu chodzi. Przedsiębiorstwo oszczędza ze względu na mniejszą liczbę błędów. Te dotyczące przekazywania informacji w zasadzie znikają. Elektroniczna wymiana danych to redukcja błędów, ponieważ wszelkie dane są wysyłane przez komputer. Pracownik nie musi ich wpisywać, zatem nie istnieje ryzyko, że pomyli literę, cyfrę czy też dokona poważniejszego błędu.
Znaczenie jakości wdrożenia EDI
Dzisiaj już prawie nikt nie ma wątpliwości, że rozwiązania takie jak EDI są przydatne. Niemniej aby faktycznie zrobić z nich pożytek, wymagane są prawidłowe wdrożenia. W przypadku wdrożenia EDI ważne jest, aby dostosować rozwiązanie do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Dlatego też każde wdrożenie powinno zostać poprzedzone szczegółowym i profesjonalnym audytem. Pozwala on określić specyfikę firmy oraz jej cele.
