Wirtualny sekretariat to usługa kierowana do przedsiębiorców, która zyskuje na popularności z każdym rokiem. Opiera się ona na outsourcingu zadań sekretariatu – przenosząc ich realizację na zewnętrzny podmiot. Jej ideą jest podniesienie jakości usług firmy oraz wiarygodności w oczach kontrahentów. To idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność lub firm, które potrzebują profesjonalnej obsługi, chcąc równocześnie ograniczyć koszty utrzymywania fizycznego sekretariatu.
Wirtualna sekretarka – wsparcie w funkcjonowaniu firm
Wirtualna sekretarka to osoba, która realizuje zadania klasycznej asystentki, lecz wykonuje je za pośrednictwem pracy zdalnej. Idea tego stanowiska opiera się na odciążeniu przedsiębiorców, zabierając im odpowiedzialność za realizację zadań organizacyjnych, administracyjnych i wszystkich tych, które standardowo przypisane są sekretariatowi. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na pracy operacyjnej oraz rozwoju działalności. To pewność, że oddelegowana, wirtualna sekretarka wykona istotne dla Ciebie prace administracyjne, a przy tym będzie bieżąco reagować na potrzeby Twojej firmy i realizować pojawiające się w jej ramach zadania. Równocześnie to znaczna oszczędność – wirtualny sekretariat generuje znacznie mniejsze koszty niż ten, utrzymywany stacjonarnie, w biurze.
Wirtualny sekretariat – dla kogo?
Usługi wirtualnego sekretariatu idealnie sprawdzają się w firmach z branży informatycznej, marketingowej i startupach. Pozwalają prowadzić profesjonalnie odbierany przez kontrahentów dział administracyjny mimo np. braku fizycznej siedziby firmy. To rozwiązanie szczególnie popularne wśród firm pracujących zdalnie, a z uwagi na coraz większą popularyzację tego rodzaju modelu pracy, z czasem stanie się ono jeszcze bardziej doceniane. Jest więc również rekomendowane dla firm z sektora e-commerce, początkujących, jednoosobowych działalności gospodarczych, które chcą ograniczyć koszty procesów administracyjnych do minimum, ale także pracowników wyższych stanowisk menedżerskich, którzy potrzebują osobistej asystentki i potrzebują wsparcia w organizacji codziennej pracy.
Czym zajmuje się wirtualna sekretarka?
Katalog zadań, które wykonuje wirtualna sekretarka jest bardzo szeroki i zależny od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Na jego finalny charakter wpływ ma także postępujący rozwój technologiczny, który umożliwia outsourcowanie w ten sposób coraz większej liczby procesów. Decydując się na współpracę z wirtualną sekretarką warto określić katalog prac, które ma wykonywać, co pozwoli na dobór jej kompetencji pod tym kątem. Wśród najczęściej delegowanych zadań, za które odpowiada wirtualny sekretariat, znaleźć można:
- prowadzenie komunikacji z klientami – obsługa poczty elektronicznej, odbieranie telefonów czy udzielanie informacji o ofercie firmy,
- rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej – wraz z tworzeniem jej kopii, a także obsługa jej nadawania i odbierania – możliwość zbiorczego przekazywania korespondencji w konkretnych okresach,
- rejestracja umów w formie elektronicznej chmury – zyskujesz dostęp do interesującej Cię dokumentacji z każdego miejsca na ziemi,
- przygotowywanie raportów i prezentacji – dla klientów, partnerów biznesowych lub na potrzeby spotkań zarządów,
- korekty treści, tłumaczenia dokumentacji lub pisanie tekstów na potrzeby wewnętrzne i zewnętrzne firmy – np. dla działu marketingu,
- umawianie spotkań firmowych przy pomocy dedykowanych narzędzi elektronicznych – np. Microsoft Teams,
- zarządzanie przesyłkami kierowanymi do Twojej firmy lub tymi, które nadajesz do swoich klientów – łącznie ze śledzeniem ich statusu, odbiorem i przekierowywaniem,
- tworzenie i generowanie list oraz zestawień np. dostawców, kontrahentów czy klientów,
- wsparcie prac innych działów firmy – np. odpowiadanie na zapytania w mediach społecznościowych, wsparcie działań marketingu szeptanego.
Dokładny zakres zadań realizowanych przez wirtualny sekretariat może zostać dopasowany do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Pozwoli to także na dobór odpowiedniej, wirtualnej sekretarki, która świetnie odnajdzie się w ich realizacji.
Wirtualny sekretariat – dlaczego warto?
Usługa wirtualnego sekretariatu pozwala na podniesienie efektywności działania firmy, przy równoczesnym zracjonalizowaniu jej kosztów. To najwyższa jakość obsługi biznesowej firmy, która pozwala ograniczyć środki przeznaczone na zatrudnienie sekretarki i utrzymanie tradycyjnego sekretariatu. To także gwarancja przejrzystości i uporządkowania dokumentów oraz procesów w firmie. Decydując się na wirtualny sekretariat masz pewność regularnego raportowania jego prac, co pozwala na kompleksową wiedzę na temat realizowanych przez niego zadań. To więc nie tylko profesjonalna usługa w atrakcyjnej cenie, ale także pełna kontrola w zakresie jej wykonywania z możliwością elastycznego dopasowania do swoich potrzeb i modyfikacji w zależności np. od sezonowości i ilości wynikającej z niej pracy.
Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?
Skontaktuj się z nami już teraz! Doświadczeni eksperci z Warido z pomocą dla Twojej firmy.
- Napisz do nas e-mail: [email protected]
Materiał zewnętrzny
